Les données

Se retrouver malgré la masse de dossiers et documents.

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Informatique Information

À force de s'émerveiller de l'informatique, on en oublie que son rôle est si simple qu'on peut le résumer en trois mots : Traiter de l'information. C'est d'ailleurs distingue l'informatique des autres technologies, vous n'êtes pas de simples consommateurs d'informations, vous la consultez, la créez, l'organisez, la partagez et la difusez, ce, sans aucune frontière. Tous ces usages incroyables qui découlent de ce caractère si flexible de l'informatique ne changent pas le fait que votre ordinateur n'effectue rien de plus qu'il y a 5 ans, il traite de l'information. Beaucoup plus vite qu'avant et pour une plus grande gamme de motivations, certes!

Mais de cette perception toute simplificatrice découle une évidence : ce qu'il y a de plus précieux dans votre ordinateur, ce n'est pas l'ordinateur lui-même mais les informations qui vous appartiennent et qui s'y trouvent confinés et accumulés aux fils des années. Qu'arriverait-il si demain il vous était impossible de récupérer les données dans votre ordinateur? Certaines personnes perdraient des années de travail, des années de souvenirs et de photos, des années de vies qui n'ont soudainement jamais existé!

Ce qui témoigne de l'importance de démystifier le monde des données car comme la plupart de tout ce qui touche l'informatique, rien n'est laissé au hasard, tout est compréhensible!

Sommaire

Sauvegarde des données

Comment vos documents sont organisés

Pour que vous puissiez utiliser les bons termes informatiques :

Un dossier est, comme dans le monde réel, destiné à contenir d'autres dossiers ou fichiers.

Un fichier est un document qui peut être de n'importe quel type (video, musique, texte, image, etc.)

La manière dont les données sont organisés dans "le monde virtuel" n'est pas très différente du monde réel. D'ailleurs, nous n'inventons rien, l'informatique en entier n'est qu'un plagiat malhabile de tout ce que nous observons. La gestion des données ne fait donc pas exception et pour cette raison, comparons l'ordinateur à ce qu'il tente d'imiter : une filière. Plus précisément, une filière accompagnée d'un employé à votre service 24 heure sur 24 et qui ne vous demande pas de salaire!

Comme dans toutes les filières, les précieux documents sont placés dans des dossiers portant un nom afin de les différencier. Chaque dossier peut contenir d'autres documents et/ou d'autres dossiers. Dans la pratique, vous constaterez que peu importe quel type d'ordinateur vous utilisez, vous avez quelque part un dossier portant le nom "document", "image", "video", "téléchargement", etc. Ce sont les dossiers que votre ordinateur vous propose pour entreposer vos documents. En réalité, votre ordinateur est un océan de dossiers et votre dossier "document" est lui-même un dossier d'un dossier d'un dossier de votre système. Mais il est généralement judicieux de l'utiliser pour la simple raison qu'il est et sera toujours à portée de main.

Dans le monde réel vous devriez maintenir vos documents dans un ordre précis ou en payer les conséquences sur votre temps précieux, mais rappelez-vous qu'ici vous avez un employé! Votre ordinateur se charge de se rappeler de chacun de vos documents. Il peut autant s'occuper de faire une recherche dans vos documents éparpillés que de vous les afficher dans un ordre précis (chronologique, alphabétique..). Autrement dit, vous pouvez en partie déléguer l'organisation de vos documents. Comme dans la vraie vie, tout ce dont vous avez besoin pour que votre employé puisse vous sortir un document de la filière, c'est suffisamment d'informations pour que celui-ci puisse le retrouver.

Pour ce faire il y a deux approches :

L'organisation des dossiers par sujets

Dans votre dossiers "documents", vous pourriez avoir plusieurs versions de votre CV, un paquet de factures, des rédactions pour votre travail, etc. Tous ces fichiers étant reliés à un sujet très précis, vous pouvez créer des dossiers portant un nom qui se prête au contexte, par exemple : CV, Factures et Travail. Utilisez ce qui vous apparaîtra le plus logique, car c'est à vous que cette organisation servira. Par la suite vous pouvez déplacer les fichiers de votre choix dans les dossiers convenus.

De cette façon lorsque vous demanderez à votre ordinateur d'ouvrir le dossier "documents", vous ne vous retrouverez pas perplexe devant un ballot de fichiers pèles-mêles, vous serez devant quelques dossiers clairs contenant à leur tours des dossiers et fichiers bien rangés, ce qui vous permettra de dire rapidement à votre employé lequel vous souhaitez qu'il vous présente.

La recherche de fichiers

À la condition de se rappeler du nom d'un fichier, l'ordinateur peut également faire une recherche dans tous les fichiers de votre ordinateur. La vitesse de votre employé à cette tâche dépendra de la quantité de fichiers que contient votre ordinateur. Dans la plupart des cas, cela ne prend pas une minute que votre ordinateur aura trouvé le fichier que vous cherchiez et vous désignera également où il se trouvait.

Comment vos fichiers sont affichés

Peut importe l'ordinateur que vous utilisez, si vous cliquez sur un dossier afin de consulter les fichiers qui s'y trouvent, vous vous retrouverez avec des options similaires.

À gauche , vous avez une série de raccourcis, qui vous amènent dans les dossiers les plus usuels.

À droite , vous avez les fichiers contenus dans le dossier dans lequel vous vous trouvez.

En haut , vous avez une barre vous indiquant dans quel dossier vous vous trouvez, ainsi qu'une myriade d'options. Parmi ces options, vous trouverez toujours la possibilité de changer la manière dont les fichiers sont affichés. Vous pouvez autant voir vos fichiers sous forme de liste détaillée que sous forme de miniatures.

L'affichage en liste détaillée est pratique pour de larges quantités de fichiers lorsqu'on veut les afficher dans un ordre précis (par nom, par date, par type, par taille) parce que vous pouvez par exemple cliquer sur la colone "Nom" et tous les fichiers se classeront par nom en ordre alphabétique.

L'affichage en miniatures peut servir lorsque vous avez des images ou des vidéos que vous pourriez aisément reconnaître d'un coup d'oeil. Lorsque celles-ci s'affichent en miniatures, vous n'avez pas à ouvrir chaque image pour trouver celle que vous cherchez.

Actions sur vos fichiers

Si vous ne savez pas déjà comment faire, cela doit forcément vous frustrer si on vous demande de créer une dossier, voici donc comment effectuer ces actions si indispensables. Si certains termes tels que "glisser" vous sont inconnus, lisez la section les commandes .

Ouvrir un fichier ou un dossier

Rien de plus simple, un double-clic suffit. Si vous avez des fichiers en particulier que vous ne parvenez pas à ouvrir, lisez la suite sur les associations de fichiers.

Créer un fichier

Il ne fait pas vraiment de sens de créer un fichier vide, dans la majorité des cas vous allez recevoir des fichiers (images, videos, documents) de vos amis, famille ou collègues, vous allez importer des Cds de musique ou encore des photos de votre caméra, vous voudrez enregistrer un texte que vous étiez en train de taper dans votre logiciel de traitement de texte. Dans ces circonstances, les logiciels que vous utilisez pour enregistrer ces documents sur votre ordinateur vous demanderont où vous souhaitez les enregistrer. Il vous suffira de choisir le dossier qui vous convient en temps et lieu et les fichiers seront créé à l'endroit désigné.

Créer un dossier

Ouvrez le dossier dans lequel vous voulez créer un nouveau dossier.
Cliquez du côté droit de la souris dans le vide.
Cliquez sur "Nouveau dossier" (ou équivalent).
Tapez le nom de votre dossier, puis cliquez dans le vide.

Déplacer un dossier ou un fichier

Ouvrez le dossier contenant ce que vous souhaitez déplacer.
Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer des documents.
Placez ces deux dossiers un à côté de l'autre sur votre écran.
Glissez les documents que vous souhaitez déplacer d'un dossier à l'autre.

Ouvrez le dossier contenant ce que vous souhaitez déplacer.
Cliquez avec le côté droit de la souris sur le fichier.
Cliquez sur "Couper".
Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer des documents.
Cliquez sur le fond vide avec le côté droit de la souris..
Cliquez sur "Coller".

Copier un dossier ou un fichier

La procédure est la même que pour déplacer un dossier avec le "Couper/Coller", à l'exception qu'il faut cliquer sur "Copier" plutôt que "Couper", autrement le fichier sera déplacé et non copié.

Supprimer un dossier ou un fichier

Afficher sur votre écran ce que vous souhaitez supprimer.
Glissez les fichiers ou dossiers que vous souhaitez supprimer dans la Corbeille.

Ouvrez le dossier contenant ce que vous souhaitez supprimer.
Cliquez du côté droit de la souris sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur "Supprimer" (ou équivalent).

Sélectionner plusieurs fichiers ou dossiers

Si vous effectuez cette étape avant d'accomplir une des autres actions, vous pourrez appliquer cette action à plusieurs fichiers ou dossiers. Par exemple, déplacer ou supprimer plusieurs fichiers d'un même coup.

Tenir la touche CTRL gauche de votre clavier enfoncée.
Cliquer sur chaque dossier ou fichier que vous souhaitez sélectionner.
Relâcher la touche CTRL.
Effectuer la tâche que vous souhaitez réaliser sur l'un des fichiers sélectionnés.

Types de fichiers

Il existe énormément de types de fichiers, toutefois sans un logiciel capable de les lire ou de les modifier, ces fichiers sont tout simplement inutilisables. Il vous est d'ailleurs probablement déjà arrivé de rencontrer un fichier que vous n'arrivez pas à ouvrir, sans savoir pourquoi. Cela signifie simplement que votre ordinateur n'a aucun logiciel capable d'ouvrir le type de fichier que vous tentez d'ouvrir.

Dans cette situation, vous pouvez prêter attention au nom de ce fichier, plus particulièrement aux dernières lettres de son nom. Les fichiers dans un ordinateur ont toujours un nom qui se termine par un point suivi de quelques lettres, qu'on appelle "extension de fichier". Ces quelques lettres ont une raison simple d'exister, elles permettent à votre ordinateur de savoir quel est le type du fichier et par conséquent, s'il y a un logiciel capable de l'ouvrir. Cela signifie aussi que vous ne devez pas enlever ou modifier ces quelques lettres, sinon votre ordinateur ne saura plus comment ouvrir votre fichier. Pour cette raison, parfois l'extension d'un fichier est cachée dès qu'un logiciel existe pour l'ouvrir dans l'ordinateur.

Or une fois que vous connaissez l'extension de fichier, vous pouvez faire une recherche sur Google afin de trouver quel logiciel pourrait ouvrir ce fichier qui vous intéresse. Pour plus de simplicité, voici une liste des formats les plus courants qui ne peuvent être ouvert sans l'installation de logiciels supplémentaires :

Les formats propriétaires

Ces formats sont à éviter autant que possible pour une raison simple : ils sont conçus dans le secret industriel ce qui a pour effet qu'ils ne peuvent être ouvert que par le logiciel avec lequel ils ont été créé ou alors la compagnie ayant propriété sur le format peut abuser des privilèges que lui confèrent cette position.

Dans le cas de Microsoft Word par exemple, cela oblige la personne qui reçoit le document à acheter le même logiciel que celui qui l'émet, ce qui est une très mauvaise pratique qui peut nuire non seulement à la libre concurrence, coulant les monopoles dans le béton, mais aussi à la pérennité de vos documents car il n'est pas garanti que vous pourrez les ouvrir en toutes circonstances ou dans les années futures. Vos documents sont à la merci de la compagnie qui en a créé le format et qui en garde jalousement les détails techniques. Malheureusement, force est de constater que ces formats sont encore monnaie courante pour la même raison qu'ils doivent être évités : quand la gaffe est faite, il peut être incroyablement compliqué de revenir en arrière.

.aac - Audio - VLC

.asf - Video - VLC

.doc - Document Texte - Microsoft Office - LibreOffice

.docx - Document Texte - Microsoft Office - LibreOffice

.flv - Video - VLC

.mov - Vidéo - VLC

.mp4 - Vidéo - VLC

.ppt - Document Présentation - Microsoft Office - LibreOffice

.pptx - Document Présentation - Microsoft Office - LibreOffice

.pps - Document Présentation - Microsoft Office - LibreOffice

.ppsx - Document Présentation - Microsoft Office - LibreOffice

.psd - Image - Adobe Photoshop - Gimp

.rar - Archive - 7zip

.swf - Video - VLC

.wmv - Vidéo - VLC

.wma - Audio - VLC

.xls - Document Tableur - Microsoft Office - LibreOffice

.xlsx - Document Tableur - Microsoft Office - LibreOffice

Les formats ouverts

À l'inverse des formats propriétaires, les formats ouverts sont standardisés et documentés, de sorte à ce qu'un même document puisse autant être ouvert que modifié par plusieurs logiciels compatibles. Plusieurs formats ne sont d'ailleurs pas cités puisque étant libres, votre ordinateur a souvent déjà tous les logiciels qu'il faut pour les ouvrir, surtout dans le cas de Mac et Linux.

.7z - Archive - 7zip

.avi - Vidéo - VLC (peut utiliser différents "codecs" qui peuvent être propriétaires)

.csv - Document Tableur - LibreOffice

.gz - Archive - 7zip

.iso - Image disque à graver - CDBurnerXP

.mpg .mpeg - VLC (peut utiliser différents "codecs" qui peuvent être propriétaires)

.odp - Document Présentation - LibreOffice

.ods - Document Tableur - LibreOffice

.odt - Document Texte - LibreOffice

.ogg - Vidéo - VLC

.pdf - Document Texte - Adobe Reader

.svg - Image vectorielle - Gimp - Adobe Illustrator

.webm - Vidéo - VLC

.zip - Archive - 7zip

Remonter jusqu'à la source

Si vous êtes envieux de comprendre d'avantage comment les données peuvent bien être organisées sur un ordinateur, vous devrez explorer la source, c'est à dire comprendre avec plus de détails la machination mise en oeuvre pour qu'une pièce aussi banale qu'un disque dur se transforme en filière organisée.

Disque dur

Le disque dur est le point de départ, il s'agit de la pièce qui contient toutes les données dans un ordinateur, une petite boite métallique dans laquelle tournent plusieurs disques ronds qui sont lus par une tête magnétique. Chacun de ces disques contient une quantité phénoménale de petits secteurs magnétiques qui peuvent être soit magnétisés positivement ou négativement ( 1 ou 0 ). Tous ces mécanismes travaillent de pair et dans une organisation abracadabrante afin de demeurer invisible pour l'utilisateur. En résumé, le disque dur est un vaste océan binaire organisé, que des 1 ou des 0 à perte de vue.. L'existence de dossiers et documents à partir de cet environnement semble impossible, et pourtant pas du tout!

Les ordinateurs ont depuis l'aube des temps été conçus pour ne fonctionner qu'avec des 1 ou des 0. Pensez au mots que vous êtes en ce moment en train de lire. Comment faites-vous pour arriver à attacher une signification à tous ces traits chaotiques qui forment les caractères de vos phrases? Vous avez depuis longtemps oublié qu'il est arrivé un jour dans votre vie où vous avez franchi la rude épreuve d'apprendre à lire et écrire. Vous avez aussi oublié qu'avant ce jour mémorable, les lettres vous semblaient aussi indéchiffrables et muettes qu'une tombe. Vous aviez alors appris un langage qui comme tous les autres repose sur une structure. Chaque lettre représente un son, un ensemble de son forme un mot, un mot désigne un sens.

Sous cet angle, l'ordinateur n'est aucunement différent de vous. Il parle une langue que vous ne comprenez pas et dont chaque lettre est composée uniquement de ce qu'on appelle un bits (un bit vaut soit 1 ou 0). À première vue vous pourriez croire que cela ne laisse que deux possibilités mais détrompez-vous. Si vous essayez de faire des combinaisons avec 8 bits, vous avez des tonnes de possibilités possibles, ainsi pour l'ordinateur 10011011 peut vouloir dire la lettre a, tandis que 00011101 peut vouloir dire la lettre b! L'ordinateur utilise toujours les bits par paire de huit, qu'on appelle alors les "octets". C'est là que nous avons la base rudimentaire du langage qu'utilisent tous les ordinateurs!

D'ailleurs, vous avez peut-être déjà entendu le mot "mega-octet", c'est justement par le nombre d'octets qu'un document contient qu'on mesure sa taille (sa quantité de données).

1 giga-octet = 1 000 mega-octets = 1 000 000 kilo-octets = 1 000 000 000 octets

Partition

Grâce à cette idée, il est possible de débuter une forme d'organisation qui à terme permettra de soutenir les exigences de nombreux logiciels et de l'utilisateur soucieux de pouvoir utiliser ses documents avec facilité. La prochaine étape est le partitionnement. Celui-ci sert à créer ce qu'on pourrait illustrer comme un territoire bien découpé. Ainsi, lorsque nous commenceront à mettre des données sur celui-ci, elles auront un territoire assigné sur lequel elles ne pourront pas dépasser les clôtures. Dans ce système, les tous premiers secteurs du disque dur sont utilisés pour conserver les informations de cette carte territoriale qui servira de référence aux logiciels qui gèrent les données.

Système de fichier

Une fois qu'un disque dur est partitionné, il est possible de formater une partition, ou autrement dit d'y placer un système de fichier. Mais qu'est-ce? C'est tout simplement une stratégie précise et détaillée pour organiser les données sur la partition de sorte à ce que les logiciels puissent par la suite utiliser des dossiers et des fichiers sans avoir à se préoccuper de toute la complexité qui se cache derrière ces actions. Autrement dit, on délègue au système de fichier la tâche de trouver un moyen de bâtir une bibliothèque à partir d'une absence totale de structure que représente le disque dur et on lui demande ensuite de la maintenir en ordre.

Il y existe plusieurs systèmes de fichiers. Windows utilise généralement Ntfs, Linux Ubuntu utilise Ext4 et Mac utilise Hfs+. Linux Ubuntu est le seul à avoir la capacité de lire et écrire sur n'importe quel système de fichier, toutefois Mac, Linux Ubuntu et Windows sont tous capables de lire et écrire sur le système de fichier Fat32, c'est pourquoi les disques durs externes, les caméra numériques et les clés USB sont tous livrés préformatés en Fat32 lorsque vous les achetez. Un peu dommage car c'est un système qui se fait vieux, peu fiable et plutôt restrictif vis à vis des autres, mais c'est hélas le plus compatible.

Arborescence (ou arbre)

Nous sommes de retour de notre voyage à la source, nous en sommes à la cerise sur le sunday de tous ces efforts ingénieux et insoupçonnés qui doivent être employés pour l'obtention de notre filière bien classée. L'arborescence représente ce que nous avions abordé au tout débût, soit un système où les données sont classées et contenues par des fichiers et des dossiers. L'arborescence se compare à une filière mais elle est plus souvent imagée comme un arbre en informatique.

Un arbre a une racine sur laquelle repose un tronc, qui se divise progressivement en branches qui elle-mêmes se divisent continuellement jusqu'aux feuilles. De la même façon, la racine d'un système de fichier désigne le niveau le plus bas de ce système, là où se trouvent les dossiers qui contiennent tous les autres. Ensuite, même si on n'utilise pas mot "branche" pour désigner un dossier, ou "feuille" pour désigner un fichier, c'est ce qu'ils représentent. Chaque dossier est une division de branches qui soutient d'autres branches et d'autres feuilles, chaque feuille est l'élément précieux pour laquelle chaque branche a été désignée pour soutenir.

La racine pour Windows se nomme C: tandis que pour Mac OS X et Linux Ubuntu elle se nomme / . Ainsi si vous souhaitez désigner le document "magnolia.doc" qui se trouve dans le dossier "arbustes" qui se trouve à la racine du système de fichier, vous pouvez le désigner comme suit :

Windows : C: arbustesmagnolia.doc

Mac OS X : /arbustes/magnolia.doc

Linux Ubuntu : /arbustes/magnolia.doc

Sauvegarde des données

Pourquoi : Il est généralement sage de faire des sauvegardes. Si vous deviez vous faire voler votre ordinateur portable, ou que son disque dur décédait, imaginez que cela vous arrivait demain. Heureusement voilà une situation tragique qui peut être évitée sans payer de viles assurances, un geste simple suffit.

Quand : À vous de déterminer à quel intervalle vous avez besoin de faire une sauvegarde. L'unique critère qui doit motiver votre décision est la question suivante : À quel point la perte de données qui ne font pas partie de la dernière sauvegarde serait dramatique? Vous réaliserez peut-être qu'une sauvegarde par jour n'est pas de trop si vous gérez une grande entreprise avec beaucoup de factures et clients, ou au contraire, qu'une sauvegarde par année est amplement suffisante si votre ordinateur vous sert pour des motifs secondaires.

Quoi : Vous avez autant la possibilité de sauvegarder certains dossiers et fichiers précis de votre ordinateur que la totalité de votre système si vous avez l'aptitude et des logiciels requis pour cette tâche tels que ceux mentionnés dans la section les outils. À condition qu'un de vos logiciels conserve ses données dans un unique dossier et que vous connaissez l'emplacement de ce dossier, vous pouvez aussi sauvegarder les données d'un logiciel, par exemple votre navigateur. Vous ne pouvez pas toutefois sauvegarder un logiciel en tant que tel car les fichiers qui le composent sont distribués à plusieurs endroits du système. Ce n'est de toute façon pas vraiment utile puisque un logiciel peut être réinstallé à partir de son CD ou fichier d'installation.

Où : La clé USB est économique et idéale si vous n'avez pas trop de fichiers. Un disque dur externe est idéal lorsqu'on a une grande quantités de fichiers volumineux, mais coûte plus cher. Les CDs ou les DVDs peuvent être utilisés conjointement à un logiciel de gravure pour sauvegarder des données sur ceux-ci, toutefois je recommande peu cette option car on ne peut pas mettre à jour un CD ou un DVD et ils n'offrent que très peu d'espace en plus de vieillir avec le temps, dommage car c'est une option économique. Une autre option extrêmement simple d'usage et qui se fait en arrière plan sans intervention de votre part est la sauvegarde en ligne avec un service tel que dropbox , gratuit pour l'espace d'une petite clé USB et pas trop cher si vous avez besoin de plus. Finalement pour les experts, il est possible de considérer nombre d'autres options de sauvegardes via le réseau, via rsync (très puissant), ftp, smb et probablement d'autres..